La prima domanda che si fa chi scopre GlipMe è spesso quella: “Perchè non mi basta Outlook per gestire i contatti?”. La risposta è talmente ampia, e ovviamente legata alle caratteristiche di ciascuno (tipo di azienda e dimensione, modalità di utilizzo di Outlook standalone, con Exchange, con Office365, ecc.) che è difficile riassumere in una unica risposta, però cerchiamo di mettere alcuni punti fermi.

Il discorso vale ovviamente non solo per Outlook, ma anche per tutti gli altri software simili.

1. Outlook archivia i contatti in maniera “piatta”, come un elenco di persone definite con alcune proprietà. Questo è molto limitante, per esempio non esiste nessun modo di avere una visualizzazione chiara dei referenti di una data azienda. Qualcuno dice che esiste il “campo azienda”? 🙂 Ammesso che venga valorizzato (alzi la mano chi lo fa regolarmente), su dieci contatti della stessa azienda andiamo a vedere in quanti modi diversi è stato scritto il nome dell’azienda. E vediamo se si trova un modo rapido per avere la “vista” di una data azienda. Possiamo dire che è come se non esistesse.
2. Outlook archivia solo le persone. Non archivia le “aziende”, con le informazioni che GlipMe struttura: indirizzi fisici, recapiti generici dell’azienda (che non fanno capo ad una persona particolare), ecc.
3. Outlook non è cross platform: i dati di outlook stanno in Outlook. Al limite finiscono in Exchange o in Office365. I dati di GlipMe sono disponibili in Cloud tramite Web App (quindi da qualsiasi piattaforma in qualsiasi posto), nelle rubriche di Windows Phone, Android, ios, Blackberry, in GMail, ecc.
4. Outlook non gestisce i dati: GlipMe effettua da solo le procedure di aggiornamento per garantire recapiti reali e informazioni aggiornate.
5. Outlook può andare perso: se viene utilizzato “standalone”, come archivio personale del singolo utente, il suo file può essere corrotto, andare perso, ecc. E tutti i contatti che fine fanno?
6. Outlook non fa condivisione. Utilizzato insieme ad Exchange può permettere di avere degli archivi (con i limiti di cui sopra) condivisi, ma non permette di condividere bacheche e documenti correlati, TAG, ecc.
7. Outlook non fa mailing e newsletter. Quante volte si prova a spedire mailing ai clienti da outlook, finendo nei problemi relativi a generare email per tutti senza far vedere i destinatari, passare i filtri antispam, dare un layout grafico stabile, ecc. GlipMe ha un motore di mailing interattivo online.
8. Outlook non ha strumenti per lavorare con l’archivio contatti che vadano oltre l’intestazione di una nuova email. Non si può mandare ad una persona una scheda contatto email semplice e immediata come le GlipMe cards, non si possono generare i QRCode per trasferire in maniera istantanea tutti i recapiti di un contatto, ecc.

Da ultima, una considerazione generale volta anche ad evitare una contrapposizione di scelta. L’adozione di GlipMe non comporta l’abbandono di Outlook e della sua rubrica. Se lo utilizziamo e ci piace, continueremo ad usarlo. C’è semplicemente la possibilità (tramite GlipMe Sync) che sia GlipMe a tenere compilata ed aggiornata la rubrica interna ad Outlook al nostro posto, in maniera molto più completa e meno faticosa. Se un domani (per assurdo) non dovessimo più utilizzare GlipMe, ci terremmo comunque la rubrica caricata nell’Outlook da GlipMe stesso.